Qu’est-ce qu’un acte authentique ?

C’est un acte reçu par un notaire et rédigé selon les modalités particulières exigées par la loi. Il fait foi de son contenu aussi bien à l’égard des signataires (ceux qui le signent) qu’à l’égard des tiers, contrairement aux actes sous signatures privées qui peuvent être contestés et doivent être "vérifiés" par le Tribunal pour être exécutés. L’acte authentique permet de mettre directement en œuvre les voies d’exécution c’est-à-dire de contrainte dont tout créancier dispose contre un débiteur récalcitrant : saisie-attribution sur salaire, saisie sur biens meubles…
Un propriétaire à l’égard de son locataire, un prêteur à l’égard de son emprunteur, par exemple, peuvent être conduits à utiliser de telles procédures. Mais, ils ne peuvent saisir directement un huissier, chargé de l’exécution proprement dite, que s’ils possèdent un acte notarié justifiant de leurs créances. Pour cela le notaire délivre une copie exécutoire (voir définition plus loin).

Qu’est-ce qu’une copie exécutoire ?

Le notaire est tenu de conserver les originaux d’un acte mais peut en délivrer des copies aux personnes intéressées. Il existe plusieurs sortes de copies dont les copies exécutoires. Autrefois appelée "grosse", la copie exécutoire est revêtue, comme son nom l’indique, d’une formule dite "exécutoire" et a la même force probante que la minute (voir définition plus loin). Elle permet au créancier de poursuivre le recouvrement de sa créance. La mention exécutoire dont elle bénéficie est rigoureusement la même que celle des jugements des tribunaux. L’avantage est évident : la copie exécutoire dispense le créancier d’obtenir un jugement pour contraindre son débiteur à le régler et donc, économise des frais importants.

Qu’est-ce qu’une "minute" ?

On appelle "minute" l’original d’un acte reçu par un notaire. La minute est conservée par le notaire qui ne peut ni s’en dessaisir, ni la communiquer.

Et un acte reçu en "brevet" ?

Pour certains actes, le notaire remet l’original à ses clients. Il s’agit d’actes reçus en brevet, par opposition à ceux reçus en minute. Très peu d’actes peuvent être reçus en brevet. Il s’agit essentiellement de procurations.

Est-il vrai que le notaire doit conserver les actes pendant un siècle ?

Oui. Le notaire doit conserver les minutes et répertoires pendant une durée de 100 ans. Une ancienne circulaire du ministère de la Justice, datant du 10 février 1888, exprime ce devoir dans ces termes : "Ils (les notaires) sont les dépositaires légaux des titres des citoyens. Ils doivent veiller sur ce dépôt avec le plus grand soin, conserver leurs minutes chez eux, dans la maison même où ils ont leurs études et ne négliger aucune précaution pour les mettre à l'abri des risques d'incendie, d'inondation, d'humidité et de destruction de toute sorte… ".
Aujourd’hui encore, ce texte est d’actualité et le notaire veille toujours jalousement sur ses minutes et sur celles de ses prédécesseurs, transmises lors de l’acquisition de l’office. En cas de perte, le notaire est exposé à une action en responsabilité. Il peut encourir une peine correctionnelle en cas de négligence ou une peine criminelle s’il a soustrait lui-même une minute (code pénal, art 173, 254 et 255).

Après 100 ans de date, où vont les minutes ?

Après 100 ans de date, les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels, donc ceux des notaires, sont classés parmi les archives publiques. Ces documents sont essentiels pour la généalogie mais aussi pour l’histoire économique et sociale de notre pays. Aussi, ils sont obligatoirement déposés aux archives départementales et, pour Paris, aux archives nationales. Ces documents peuvent être consultés par le public cent ans après la date de l’acte.